Hogyan váltottuk ki az Atesys manuális ajánlatkészítési folyamatát egy teljesen automatizált rendszerrel, amely néhány perc alatt személyre szabott ajánlatot készít és küld ki, immár három különböző weboldalról?
Képzelj el egy vállalkozást, ahol minden egyes ajánlat elkészítése külön számításokat, termékadatok ellenőrzését, dokumentumok összeállítását és e-mailek kiküldését igényli.
Most képzeld el ugyanezt úgy, hogy az egész folyamat automatikusan történik.
Az érdeklődő kitölt egy űrlapot, a rendszer elvégzi a szükséges számításokat, meghatározza a megfelelő berendezést, összeállítja a személyre szabott ajánlatot, majd néhány percen belül el is küldi azt.
Egyetlen munkatársnak sem kell közben hozzányúlnia.
Pontosan ilyen megoldást fejlesztettünk az Atesys számára. Ráadásul a rendszer ma már nem egy, hanem három különböző weboldal ajánlatkéréseit szolgálja ki.
A kihívás: amikor az ajánlatkészítés túl sok erőforrást emészt fel
Az Atesys fűtési, hűtési és használati melegvíz-ellátáshoz kapcsolódó megoldásokkal foglalkozik.
Az érdeklődők igényei különbözőek, ezért a megfelelő berendezés meghatározásához számos paramétert kell figyelembe venni.
Egy hagyományos, manuális ajánlatkészítési folyamat során az ügyfél által megadott adatokat fel kell dolgozni, el kell végezni a szükséges számításokat, meg kell határozni a megfelelő berendezést, majd össze kell állítani és ki kell küldeni az ajánlatot.
Ez nemcsak időigényes, hanem ismétlődő adminisztrációval is jár.
Ráadásul a növekvő számú megkeresés egyre nagyobb terhelést jelenthet a munkatársak számára.
A célunk ezért nem egyszerűen az ajánlatkészítés felgyorsítása volt, hanem a teljes folyamat automatizálása.
A megoldás: az ajánlatkéréstől a kész PDF-ig, teljesen automatikusan
A Raccoon Lab által fejlesztett rendszer az Atesys weboldalán található ajánlatkérő űrlappal kezdődik.
Az érdeklődő megadja azokat a paramétereket, amelyek alapján megbecsülhető a fűtési, hűtési és használati melegvíz-igény kiszolgálásához szükséges berendezés.
Innentől minden automatikusan történik.
1. Az adatok feldolgozása
A rendszer fogadja az űrlapon megadott információkat, majd a beépített számítási logika alapján megbecsüli a szükséges teljesítményigényt.
2. A megfelelő berendezés meghatározása
A számítások eredménye alapján meghatározza az igényeknek megfelelő berendezést, és előkészíti annak műszaki és árazási adatait.
3. Személyre szabott ajánlat készítése
A rendszer automatikusan kitölti az ajánlati sablont az érdeklődő adataival, a kiválasztott berendezés paramétereivel és árával.
Az elkészült dokumentumból PDF-fájlt generál.
4. Automatikus kiküldés
Az ajánlatot és a szükséges kapcsolódó dokumentumokat e-mailben továbbítja az érdeklődőnek.
Az eredmény? Az ügyfél az űrlap kitöltése után néhány percen belül megkapja a személyre szabott ajánlatát.
Nincs szükség manuális adatfeldolgozásra, számításra, dokumentumszerkesztésre vagy e-mail-küldésre.
A teljes ajánlatkészítési folyamat emberi beavatkozás nélkül működik.
Egy fejlesztés, amely nem állt meg egyetlen weboldalnál
A történet azonban itt nem ér véget.
Az eredeti ajánlatkészítő rendszer elkészülte után az Atesys további két weboldallal bővítette online jelenlétét.
Ezek az oldalak különböző célcsoportokat szólítanak meg, de az ajánlatkészítés mögött ugyanaz az üzleti logika működik.
Ahelyett, hogy mindkét új weboldalhoz külön ajánlatkészítő rendszert kellett volna fejleszteni, API-kapcsolaton keresztül csatlakoztattuk őket a már meglévő megoldáshoz.
Így ma már három különböző weboldal használja ugyanazt a központi ajánlatkészítő rendszert.
Három weboldal. Három különböző célcsoport. Egyetlen központi automatizáció.
Ez jól mutatja, miért fontos egy digitális rendszer tervezésekor a későbbi bővíthetőségre is gondolni.
Egy megfelelően kialakított rendszernek nem feltétlenül kell együtt növekednie a működtetéséhez szükséges adminisztrációval.
Új értékesítési csatornák kapcsolhatók hozzá, miközben a háttérben ugyanaz a központi megoldás dolgozik.
Mennyi erőforrást takaríthat meg egy ilyen automatizáció?
Az automatizáció értékét nem kizárólag a fejlesztés technikai összetettsége határozza meg.
Sokkal fontosabb, hogy mennyi ismétlődő munkát képes kiváltani.
Gondoljunk bele egy egyszerű példába!
Ha egy vállalkozásnál egyetlen ajánlat manuális elkészítése átlagosan 20 percet vesz igénybe, napi 15 ajánlat már öt munkaórát jelent.
Havi 20 munkanappal számolva ez 100 munkaóra, amelyet kizárólag ajánlatkészítésre fordítanak.
Ez természetesen szemléltető példa, nem az Atesys mért eredménye.
De jól érzékelteti, mekkora erőforrásigénye lehet egy ismétlődő üzleti folyamatnak.
Egy megfelelően automatizált rendszer esetében a munkatársaknak nem kell minden egyes ajánlatot külön elkészíteniük.
A felszabaduló kapacitást pedig olyan feladatokra fordíthatják, amelyek valóban emberi közreműködést igényelnek: ügyfélkapcsolatokra, szakmai tanácsadásra, értékesítésre vagy összetettebb problémák megoldására.
Az automatizáció tehát nem egyszerűen gyorsabb munkavégzést jelent.
Lehetővé teszi, hogy ugyanaz a vállalkozás több érdeklődést kezeljen anélkül, hogy az ajánlatkészítéssel járó manuális munka arányosan növekedne.
És ehhez még mesterséges intelligencia sem kellett
Ma szinte minden üzleti automatizációval kapcsolatos beszélgetésben előkerül a mesterséges intelligencia.
Nem véletlenül. Az AI valóban új lehetőségeket nyitott meg a vállalkozások számára.
Az Atesys ajánlatkészítő rendszere azonban egy fontos dolgot bizonyít:
Egy jól megtervezett, szabályalapú automatizáció AI nélkül is képes jelentős üzleti értéket teremteni.
A rendszer előre meghatározott számítások, üzleti szabályok és adatok alapján működik.
Pontosan azoknál a feladatoknál alkalmazzuk ezt a megközelítést, ahol a folyamat egyértelműen leírható és automatizálható.
A mesterséges intelligencia ugyanakkor további lehetőségeket kínálhat a hasonló rendszerek fejlesztésében.
Egy AI-val kiegészített megoldás például képes lehet arra, hogy:
- Szabad szöveges ajánlatkérésekből felismerje az ügyfél igényeit.
- E-mailben vagy dokumentumban érkező információkat strukturált adatokká alakítson.
- Azonosítsa a hiányzó vagy ellentmondásos adatokat.
- Előkészítse az ügyfél számára szükséges kiegészítő tájékoztatást.
- Támogassa az összetettebb ajánlatkészítési és ügyfélkiszolgálási folyamatokat.
Ezek nem az Atesys jelenlegi rendszerének bemutatott funkciói, hanem olyan lehetőségek, amelyekkel a modern automatizációs megoldások továbbfejleszthetők.
A lényeg azonban nem változik.
Nem az a kérdés, hogy egy vállalkozás használ-e mesterséges intelligenciát.
Hanem az, hogy a rendelkezésre álló technológiát valódi üzleti problémák megoldására használja-e.
Nem minden fontos fejlesztés látszik a képernyőn
Amikor egy vállalkozás digitális fejlesztésben gondolkodik, gyakran egy új weboldal, webshop vagy látványos felhasználói felület jut először eszébe.
Pedig a legnagyobb üzleti értéket sok esetben azok a rendszerek teremtik meg, amelyeket a látogatók egyáltalán nem látnak.
Egy automatikusan elkészülő ajánlat.
Két rendszer között emberi beavatkozás nélkül továbbított adat.
Egy folyamat, amely korábban órákig tartott, most pedig a háttérben, automatikusan lefut.
Az Atesys számára fejlesztett megoldás pontosan ilyen.
A látogató számára mindössze egy egyszerű ajánlatkérési folyamat jelenik meg. A háttérben azonban egy összetett digitális rendszer dolgozik, amely az adatok feldolgozásától a PDF-dokumentum generálásán át az e-mailes kiküldésig elvégzi a szükséges feladatokat.
Ráadásul mindezt már három különböző weboldal számára.
A jó automatizáció nemcsak időt takarít meg. A növekedést is támogatja.
Az Atesys projektje jól példázza azt a szemléletet, amelyet a Raccoon Labnél képviselünk.
Egy digitális fejlesztés értékét nem kizárólag az határozza meg, hogy milyen funkciókat tartalmaz, vagy mennyire látványos a felülete.
Hanem az is, hogy milyen üzleti problémát old meg, mennyi felesleges munkát szüntet meg, és hogyan képes alkalmazkodni a vállalkozás változó igényeihez.
Ezért foglalkozunk a weboldalak és webshopok mellett egyedi üzleti rendszerek fejlesztésével, folyamatok automatizálásával és különböző digitális megoldások integrációjával is.
Mert egy vállalkozás digitalizációja nem ér véget a weboldal elkészítésével.
Sok esetben éppen ott kezdődik.
A te vállalkozásodban melyik folyamatot lehetne automatizálni?
Ajánlatkészítés? Megrendelések feldolgozása? Adatok továbbítása különböző rendszerek között? Ismétlődő adminisztráció?
Ha egy feladatot a munkatársaid újra és újra ugyanazokkal a lépésekkel végeznek el, érdemes megvizsgálni, hogy a folyamat automatizálható-e.
Nem biztos, hogy mesterséges intelligenciára van szükséged.
Lehet, hogy egy jól megtervezett rendszer önmagában is rengeteg időt és energiát takaríthat meg.
A Raccoon Labnél segítünk feltérképezni az üzleti folyamataidat, és megtalálni azokat a digitális megoldásokat, amelyek valóban értéket teremthetnek a vállalkozásod számára.
Beszéljünk arról, mit lehetne automatizálni nálatok!